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By Matthieu, 24 June 2009 11 h 23 min

Pour une entreprise quelle qu’elle soit, communiquer est le meilleur moyen de se faire connaître et/ou d’entretenir son image. Elle peut faire appel à différents prestataires pour organiser son plan de communication. Il importe de définir en premier lieu la stratégie de communication, la ligne directrice du projet.

Nous allons voir ci-dessous les étapes vous permettant de choisir le bon prestataire et par conséquent d’éviter certains pièges.

1. Définir son projet : vous devez énoncer vos besoins, établir un cahier des charges clair et précis (nature de l’évènement, budget, échéance, etc.) Il permet de délimiter et/ou cadrer l’étendue des besoins.
2. Sélectionner des agences en fonction de ses besoins : ne pas se jeter dans l’inconnu et sélectionner des agences à la hâte. Il faut savoir prendre son temps, consulter plusieurs agences de taille adaptée à votre budget, les comparer ou bien faire appel à des prescripteurs (COMPARE AGENCY, VT SCAN, GIBORY CONSEIL, etc.).
3. Etablir un bon premier contact : ce contact vous permet de cerner le prestataire (relationnel, réactivité, honnêteté, proposition) et d’établir une relation de confiance avec lui.
4. Se renseigner sur chacune des agences, faire un contrôle de références : ne pas hésité à demander aux agences leur références afin de vérifier leur capacités à proposer des solutions adaptées.
5. Mettre deux ou trois agences en compétition : comparer les agences c’est partir à la chasse aux informations, étudier toutes les propositions et voir celle qui répond le mieux à votre demande. Il est important de délivrer le même cahier des charges avec les mêmes contraintes à toutes les agences consultées (délais de réponse, critères de sélection, etc.) afin de garantir une décision équitable.
6. Analyser le coût de la prestation : correspond-t-elle à votre budget de départ ? Les prestations de l’agence englobent-elles la totalité des coûts ? (achat d’espace, création graphique, prestation clé en main, etc.) ?
7. Négocier avec l’agence retenue pour finaliser le projet : ne pas s’arrêter à la première proposition de l’agence afin d’optimiser la prestation retenue.

En résumé, choisir le bon prestataire n’est pas chose facile. Dialogue et parfaite compréhension sont les maîtres mots pour le succès de votre communication. Pour ne pas se précipiter, fixez vous un plan d’action afin de respecter les délais de réponse et de réflexion.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour choisir vos futures agences qui feront le succès de vos plans de communication à venir. Alors à vos agendas, les recherches sont ouvertes.